Come organizzare un evento, o la proiezione del vostro film, o l’apertura di una mostra, merita attenzione. Dopo 16 mesi di pausa, forse non siete più abituati, o forse volete cominciare a mettere in piedi qualcosa di reale. Per ripartire, gli eventi in presenza sono importanti come l’aria. E allora perché non farli bene?
Ideare
È il momento più creativo. Pensate, fatevi emozionare dalle suggestioni, lasciate libera la mente. Potreste avere l’impressione di essere entrati in un frullatore, ma va bene così. Ideate qualcosa di nuovo, innovativo, che non c’è mai stato prima. Che sia un concerto, la prima del vostro film, l’apertura della vostra mostra o una conferenza sui cambiamenti climatici: deve essere qualcosa di nuovo, che porta in avanti.
Scrivete tutte le vostre idee su un grande foglio, oppure su tanti foglietti adesivi colorati. Mettete tutto davanti alla scrivania, o al tavolo da pranzo, e lasciatelo per qualche giorno. Quando riprenderete in mano le vostre idee, sarà facile fare una scrematura. Infatti tante vi sembreranno assurde, così le cancellerete. Ne resteranno poche, è quindi il momento di confrontarvi con amici fidati o collaboratori per focalizzarvi su un solo foglietto, che diventerà il vostro evento.
Pianificare – è parte fondamentale di come organizzare un evento
L’idea resta nel vuoto se non è seguita da un percorso di razionalizzazione e pianificazione ben fatto. Fatevi un bel piano, tutto scritto, che risponda alle domande:
1. Cosa voglio fare e perché?
2. A chi è rivolto? Quale il pubblico potenziale? (Passate tempo su questo punto, non banale).
3. Quando? Qual è il tempo migliore? (da valutare molto attentamente, controllate che non ci siano sovrapposizioni, partite di calcio, e così via).
4. Su che budget posso contare?
5. Quali sono le fasi intermedie tra oggi e l’evento?
6. Che risultato finale mi aspetto?
Formare il team e delegare
Non vale la pena fare tutto da soli, si perde il gusto. La formazione del team è una fase delicata: scegliete persone vicine, di cui vi fidate e che siano divertenti. Per organizzare un bell’evento, ci vuole una buona energia nel team.
Non vergognatevi a chiedere aiuto. Tante volte, basta una telefonata per creare una bella collaborazione. Chiedete aiuto agli amici e familiari di cui vi fidate. Ma non fate una domanda generica. È fondamentale suddividere il lavoro e delegare, così potete chiedere qualcosa di molto specifico e preciso. Gli amici saranno felici di potervi aiutare. Ricordate poi, cosa fondamentale, di ringraziare pubblicamente ognuno – segnatevi i nomi su un pezzo di carta, l’emozione potrebbe farvi dimenticare qualcuno di importante.
La lista ospiti e gli inviti
Come ideare un evento. Poster, locandine, avvisi generici servono per far conoscere l’evento. Servono per dire: “questo bell’evento esiste”. Ma non portano pubblico. Il pubblico va costruito ad arte, gli inviti devono essere fatti con molta precisione. Ci sono diversi modi per procedere, scegliete quello che vi piace di più, basta che sia fatto con metodo.
Iniziate a fare una lista delle persone che conoscete che potrebbero essere interessate. Chiedete al vostro team di fare lo stesso, e aggiungete i nomi alla lista. Avrete presto una corposa lista ospiti.
Create un bell’invito pdf o jpg, con una grafica accattivante. Mandatelo almeno dieci giorni prima a tutta la lista ospiti. Dopo qualche giorno, iniziate a telefonare uno ad uno: “Hai ricevuto l’invito? Pensi di poter partecipare? Potresti portare qualcuno? Mandami per favore un messaggio di conferma con i nomi”. Annotate tutto sulla vostra lista ospiti, che presto diventerà un elenco di conferme.
La comunicazione
Se avete un budget consistente, probabilmente vi siete già rivolti a un’agenzia. Ma potete fare una buona comunicazione anche da voi. La parte grafica è importantissima: poster, inviti, banner, e quant’altro, vanno realizzati tutti con la stessa linea estetica, che deve rappresentare voi stessi e il vostro evento.
Fate un bel programma con le tempistiche per la comunicazione: lancio dei poster, comunicato stampa, evento sui social, memo dell’evento il giorno prima, racconto dell’evento in tempo reale, comunicato stampa a fine evento, comunicazione mirata del post evento.
Buona organizzazione! Dopo aver raccontato come mettere a frutto la partecipazione a un festival, vi ho parlato del vostro evento, e prossimamente scriverò sulla gestione dell’evento stesso per evitare possibili disastri. Ora vado a preparare il lancio del mio libro ARTE DEL PICNIC, affinché sia un super evento.
